על השקט בתיבת הדוא"ל ועל השקט בראש: מייל ח"י מ"ת


חופש. סדר. ארגון. רוגע. כל דבר במקומו... תענוג. 

מה בתמונה? ככה נראית תיבת הדואר הנכנס בג'ימייל כשהיא ריקה.

אז מה הסיפור?

ככה אני מתנהלת. מה שאתם רואים זה צילום מסך של תיבת הדואר הנכנס בג'ימייל שלי בטלפון מהיום בבוקר.

זה לא שאין לי 5735 מיילים כמו רוב האנשים, יש לי... והרבה יותר מזה. רק שהם מסודרים, מטופלים, מתויקים. הם לא זרוקים בתהום של תיבת הדואר הנכנס. ויותר חשוב: הם לא זרוקים לי בראש. הארגון הזה מאפשר לי שקט פנימי, ריכוז, מחשבה בהירה, פניות ליצירה, שליפה יעילה לטיפול, נגישות מהירה למידע. 

חלום.

אתם הולכים לעשות את אותו דבר אצלכם עם סיום קריאת הפוסט הזה. 

זה בידיים שלכם, ולא מסובך בכלל.  

המהפך הזה בחיי קרה לפני כמה שנים. לאחר שקראתי כמה ספרים שקיבלתי מהם השראה, כמו "לגרום לדברים לקרות" של דיוויד אלן ונחשפתי למרלין מן ממובילי גוגל, עם ה-Inbox zero. הבנתי את חשיבות הסדר בניהול העצמי והשפעתו על חוויית החיים שלנו. החלטתי שאני לא מוכנה לחיות יותר עם רעשי הרקע האלה של מיליון משימות קופצות בראש. הפנמתי את כוחו של "האינבוקס הלבן"... 

לימים פיתחתי את דרך העבודה שלי לשיטה שקראתי לה חי"ה-מת"ה, ולאחרונה דייקתי אותה אף יותר, והיום שמה בישראל: מייל ח"י-מ"ת. שייפתי שייפתי, דייקתי דייקתי.. ויצרתי שיטה לטיפול ב"מתפרצות". "מתפרצות" הן כל ההפתעות שנוחתות עלינו במהלך היום, ללא שום תכנון ודורשות מאיתנו להיות שחקני טניס שצריכים לתת מענה לכל כדור שמגיע לעברנו - מיילים, טלפונים, הודעות וואטסאפ, מבקרים לא צפויים... אבל היום אני רוצה לשתף אתכם ביישום של ח"י-מ"ת בזירה של הדואר האלקטרוני, כשיטה לטיפול יעיל בזרימת מאות המיילים לתיבה שלנו.

קבלו באהבה:


כלל מס' 1: לעבוד עם תיקיות בדואר הנכנס. 

העיקרון המנחה: שלא יהיו יותר מדי תיקיות (שלא ידרוש גלילה לחיפוש תיקיות בזמן התיוק או פתיחה של תיקיה לתיקיות משנה). נסו למפות את תחומי העשייה והדואר שלכם ופתחו תיקיות בצד. אצלי באווטלוק הגדרתי את התיקיות של העסק: חומר עיון, לקוחות, מדיה, ייעוץ עסקי, חשבונות וכו' ובג'ימייל התיקיות הן תחומים אחרים בחיי: ילדים, בריאות, כלכלת משפחה, לימודים וכו'. 


כלל מס' 2: לקבוע צמתים קבועים ביום לפינוי התיבה. 

כמה דקות, לא צריך יותר מזה. לאנשים שמקבלים עשרות מיילים ביום יספיקו 15-20 דקות כפול שלוש או ארבע פעמים ביום. א-ב-ל חוץ מחלונות הזמן האלה - לא נוגעים במייל, וגם לא מאפשרים לו להסיח את דעתכם: בטלו במסך של התראות על מיילים חדשים, ובטלו את המספר הקטן במסך הטלפון שמודיע כמה מיילים מחכים לכם. תנהלו אתם את המיילים שלכם, ואל תתנו להרגלים הרעים, להתמכרות הטככנולוגית או ל"פומו" לעשות זאת.


כלל מס' 3: כשכבר התיישבתם לעבור על המיילים - פותחים כל מייל פעם אחת, ואחת בלבד!

אחת! "שברת שילמת" - אחת שנפתח מייל - סופו יוכרע - אבל באינבוקס הוא לא יישאר יותר! נגמרו הימים שאני פותחת מייל, הוא מסתכל עליי, אני מסתכלת עליו, הוא מסתכל עליי, אני מסתכלת עליו, וזה נגמר בסגירתו עם "טוב, עוד מעט...". ואחרי כמה שעות שוב. ואז למחרת שוב, נכנסת לשאול מה שלומו וסוגרת... עד ש.. "עד ש" מה? או שייכנסו עשרות אחרים ואשכח ממנו או שאגיע לטפל בו בסוף אבל אחרי שסחבתי בראש את הטירדה של משימה פתוחה ולא מטופלת, ושלא לדבר על לא מעט דקות שבזבזתי בביקורים אליו ובקריאה שלו שוב ושוב (הכניסות והיציאות האלה הם תופעה שמוערכת במצטבר כבזבוז של 30-60 דקות ביום בממוצע! ידעתם זאת?)


כלל מס' 4: מיון התיבה לפי ח"י או מ"ת. 

אוקי.. אסור לסגור את המייל בלי לעבד אותו - אז מהן האופציות? או שיימחק, או שיתוייק, או שיטופל ואז יתוייק. איך זה עובד? כאן בדיוק נכנסת השיטה: ח"י/מ"ת. כל מעטפה שנכנסת לתיבה שלנו היא או מייל ח"י (שדורש טיפול) או מייל מ"ת (שאין צורך בטיפול, רק לידיעה). כלומר ח"י/מ"ת הן ראשי התיבות של אופציות הטיפול. 


נתחיל עם המיילים שאינם לטיפול - המייל המ"ת:

מ - מחק > כל דואר הזבל, או משהו שנשלח לידיעתי אבל אין לי מה לעשות עם זה, לא מעניין, ולא דורש שמירה >> לגרור לפח! שאאאלום!

ת - תייק > מייל לידיעה שקראתי ואני מעוניינת לשמור - לתיוק. אם יש מיילים שבאופן קבוע אנתם לא פותחים אך אתם כן רוצים לשמור אותם מכל מני סיבות (תיעוד, פנאי וכו') - הגדירו כלל שיעביר את המיילים האלה ישירות לתיקיה. לי באופו אישי יש תיקייה שנקראת "חכו לי", שלשם אני מנתבת כל מני הודעות שאני רוצה לשמור אבל לפתוח בזמני מבלי שיעמיסו לי בינתיים את האינבוקס או שישרשו ממני תיוק ידני.


אבל לא כל המיילים הם לידיעה, בסופו של דבר אנשים עובדים אנחנו.. ויש לא מעט מיילים שאנחנו לא יכולים לנפנף, הם טומנים עבודה אמיתית בתוכם.. וזה המייל הח"י, אז קדימה, לעבודה: 

ח - חסל > מיילים שבהם עליי לעשות דבר מה, אבל הוא קצרצר, כמו לתת תשובה או הנחיה בת שורה-שתיים למישהו, או לצרף קובץ שביקשו ממני, או הנחייה שצריך להעביר לטיפול של מישהו אחר (האצלת סמכויות או בקשת שירות), מישהו שמבקש לקבוע איתי פגישה ביומן... ממש משהו שלוקח 2-3 דקות >> את זה מחסלים מיד, לא משתהים. עונים מיד, ושולחים לתיוק או לאשפה. שאאאלום!

י - יומן > לא כל משימה היא "משימת שתי דקות".. לפעמים במייל נחשפת בפניי משימה של רבע שעה, חצי שעה, שעה, שעתיים, יומיים של עבודה... ואז מה? >> ואז היומן נכנס לתמונה. אני פותחת את הקלנדר שלי ומכניסה לתוכו זמן עבודה עצמית על המשימה הזאת. ממש קובעת פגישה עם עצמי ועם המשימה "להכין מצגת...", "לכתוב הצעת מחיר...", "להגיש בקשה ל...". אם המשימה דחופה אנסה לשבצה היום-מחר, ואם לא - בהמשך ע"פ דחיפותה, לפעמים גם חודש אחרי אם זה לא משהו דחוף. איך עושים את זה טכנית? באווטלוק לוחצים על כפתור "פגישה", ובג'ימייל בעוד/צור אירוע - וזה "זורק" את המיל ליומן שלנו, ממיר את המייל לצורה של זימון של יומן. ברגע שהמשימה הכבדה שובצה ביומן קרו שני דברים חשובים: ראשית, גדלה פלאים הסבירות שהמשימה תטופל בזמן המתאים וללא דחיינות, ושנית - היא מוסרת כלאחר כבוד מהאינבוקס לתיקייה הנושאית ולא משתתפת בקונצרט רעשי הרקע של חיינו. שאאאלום!


איך לגרום לזה לקרות?

כמה מילים ממני אליכם למי שקורא את זה עכשיו ואומר לעצמו "כן.. נו טוב... זה יופי אצלה.. אצלי אין סיכוי שאמצא זמן למיין עכשיו את אלפי המיילים שמחכים לי", הקשיבו נא לי... זה ישים! אני ממש מפצירה בכם לנסות! זה הרגל משנה-חיים, ואם זה לא מספיק כדי לשכנע אתכם לעשות את הצעד.. אז אני גם מצרפת טיפים של זהב לכאלו שאהבו ורוצים לראות גם בתיבה שלהם שלהם מסך ריק, ואומרים לעצמם "טוב נו אולי בכל זאת...בא לי גם!" - כמה פעולות תשתית לפני שמתחילים לעבוד עם הח"י-מ"ת:

1. ההחלטה - פנו שעתיים. רק שעתיים. סמנו אותם ביומן כפגישה עם עצמכם, קראו לפגישה הזאת "ח"י-מ"ת" ועקבו אחרי שני הצעדים הבאים. 

2. התיקיות והארכיון - ארגנו את התיקיות הרצויות לכם, מעט תיקיות, כמספר התיקיות שאתם יכולים לראות בפריים של המסך ללא גלילה ולא פתיחת תתי-תיקיות.

3. בנוסף - פתחו עוד תיקיה שנקראת: "עד..." (ציינו חודש ושנה של יום הפינוי). גררו פנימה את כל המיילים מהאינבוקס ללא מיון. זכרו - רובם הם גם כך מיילים שאתם כבר לא תגיעו אליהם בשום דרך שאינה מנוע חיפוש, ומנוע החיפוש בלאו הכי יכול לחפש גם בתיקיות צד. שימו לב לסדר הפעולות לפני הגרירה:  בוחרים ב"בחר הכול" את כל המיילים באינבוקס; מסמנים כנקראו (שלא יהיו לכם מעטפות סגורות); גוררים ל"עד...". כך עד שתגיעו לאינבוקס לבן זמנית - זה לוקח כמה דקות. מיד נחזור לתיקיה הזאת. 

4. האינבוקס כרגע ריק, לפני שאתם נכנסים לתיקיה שאליה העברנו הכול לתחילת ה מיון, חכו רגע. השתהו ובהו במסך הריק חצי דקה בכיף, תתענגו על מה שהולך להיות ההרגל החדש שלכם.. תחגגו אותו :)

5. הטיפול בתיקיית המעבר - חזרו את התיקייה שאליה העברתם הכול.. והתחילו לעבור מהחדש לכיוון הישן, במלאכת מיון לפי ח"י מ"ת. האמת שיש קיצור דרך לא רע בכלל, זה לעשות מיון רק לפי הח"י - כלומר לעבור אחד אחד ולחפש רק מיילים חיים - מה ש צריך לחסל - חסלו במקום, מה שצריך יותר עבוד - שבצו ביומן, ותכל'ס מהתיוק והמחיקה אפשר להתעלם, שיישארו להם בתיקיה הזמנית לנצח.. זה לא מפריע לא לכם ולא להם... בשלב מסויים, שקורה בדרך כלל אחרי 30-60 דקות שאתם ממיינים חי, חי, מת, מת, מת, חי, מת, חי, חי, מת, חי , חי, חי, מת.... תגיעו לאזור שתראו שהמיילים כבר כולם מתים.. או לא רלוונטיים או טופלו.. ואחרי כמה כאלה זה יהיה סימן שאתם יכולים לעצור, ולהניח לתיקיה הזאת. זכרו: גם אם יש שם משהו ישן יותר שאולי אתם מפספסים... זה לא משהו שבמקום הקודם של המייל הזה (קומה מינוס 9 באינבוקס) הייתם מבחינים בו שלא באמצעות חיפוש... אז אם כבר מנוע חיפוש - זה יחפש גם בתיקיית צד הזאת, כך שאין שום בעיה מבחינתכם. 

מזל טוב!

התחילו באימון של 21 יום, שאתם ממיינים את הדואר שלכם זריז ובקול רם: "מחק, תייק, תייק, מחק, מחק, יומן, חסל, תייק, חסל..." - ממש כמו משחק! 

תוך כמה ימים אתם תראו שאתם עושים את זה כבר ממש בקלות, ותתחילו ליהנות! ... 

ליהנות מתיבת דואר ריקה, 

מתחושת תנועה מדהימה בחייכם, 

מביצוע מהיר של משימות, 

מאי נקיפות מצפון על דחיינות, 

מפידבק מדהים מאנשים על התקתוק שלכם, 

ובעיקר בעיקר - משקט נפשי ופניות למחשבות ולעבודה על הדברים החשובים. 

בהצלחה, אני כאן אם תצטרכו.

על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', בעלת "בו בזמן" - בית התוכן להדרכת ניהול זמן וניהול  עצמי, באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק הרבה יותר וברוגע....